La experiencia de un proceso editorial certificado con normas ISO, el caso de la Universidad de Colima



15 noviembre, 2022   |  Autor: Red Altexto  |  Boletín de la red

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Gloria Guillermina Araiza Torres

Universidad de Colima

La Universidad de Colima certificó por primera vez su proceso editorial en 2005, una decisión que ha impactado favorablemente en la producción y ha posibilitado que autoras y autores que publican en tal institución estén satisfechos con sus productos y que, además, sean reconocidos en sus evaluaciones. La certificación ha generado también interés de investigadores e investigadoras de otras instituciones del país y del extranjero por publicar en la Universidad, no propiamente por la certificación misma, sino por la calidad que empezó a mostrarse en los productos. Un proceso certificado exige documentar y planear todas las actividades, medir la calidad, la satisfacción del cliente, definir los roles de quienes participan, así como mantener un control de cambios, detectar áreas de oportunidad, identificar riesgos para controlarlos y trabajar en la mejora continua, entre otras acciones administrativas.

Con la certificación del proceso editorial, la Dirección General de Publicaciones (DGP) de la Universidad de Colima, aporta al cumplimiento de los objetivos institucionales de realizar “procesos académicos y administrativos de calidad que contribuyen a la mejora continua de los servicios educativos y de gestión, para la satisfacción de nuestros usuarios y partes interesadas, fundamentados en la protección de la información, la planeación estratégica institucional y el marco normativo vigente”. (SGI. Consultado el 29 de octubre de 2021 en http://www.ucol.mx).

Aunque en 2004 cuando se inició la documentación del proceso la tarea no fue sencilla, definitivamente esa acción ha facilitado mantener la calidad de los productos editoriales. No es lo mismo saber qué debe realizar cada persona en cada etapa del proceso y cómo lo hace, a tenerlo documentado y mantener los registros; el personal que labora en la DGP tuvo que capacitarse en sistemas de gestión de calidad para lograrlo. La misma institución ofreció un diplomado y diversos cursos de formación sobre la norma ISO, lo que facilitó a las personas participantes la definición de los objetivos, la documentación de sus procedimientos, definición de los roles, la forma de medir el cumplimiento de cada meta. Al final se llegó a una cédula de proceso que facilitó el cumplimiento de la norma.

En 2005 se trabajó con la norma 9001:2000, y actualmente se trabaja para el cumplimiento y certificación con las normas 9001:2015 y 27001:2013, esta última de seguridad de la información e incorporada a los procesos de la institución en 2012. La primera establece los procedimientos para el sistema de gestión de la calidad, la segunda es para preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, tanto de los autores como la generada en cada actividad del proceso, así como un mejor control de los incidentes de seguridad que pudieran llegar a presentarse.

En la Dirección General de Publicaciones de la Universidad de Colima se decidió controlar el proceso de edición mediante un sistema editorial electrónico que documenta todo el proceso. Dicho sistema incluye campos para registrar los compromisos de todas las partes que participan en las actividades: usuarios universitarios, clientes externos, dirección, responsable del programa editorial, dictaminadores o árbitros, editores, diseñadores, autores. La cédula actual del proceso es la edición 05 y define los recursos humanos, los recursos tecnológicos y clientes del proceso.

Antes de desarrollar el sistema editorial electrónico (PRED) se definieron los formatos requeridos para el control del proceso. Así, se cuenta con el formato de registro y la check list, el formato de dictamen, formato de cesión de derechos que aplica a universitarios (los contratos se trabajan en cada caso), la tarjeta de producto y el registro de calidad final.

Se documentó el diagnóstico del proceso, la cédula del proceso editorial, la matriz de proceso, la evaluación de riesgos, los recursos necesarios de mantenimiento de infraestructura, el plan de tratamiento y la tarjeta de producto.

Los indicadores que guían el proceso son: número de ediciones publicadas, convenios o contratos firmados con otras instituciones, empresas u organizaciones; acciones de competencias del personal atendidas, ambiente de trabajo, cumplimiento del plan de tratamiento, cumplimiento del programa de recursos necesarios para mantenimiento, etapa de edición realizada en tiempo y forma y el grado de satisfacción de los usuarios respecto de los servicios otorgados.

El objetivo del proceso es brindar servicios editoriales de acuerdo con los requisitos del cliente y con base en la política editorial, el alcance es desde la solicitud del usuario o cliente de un servicio editorial que requiere dictamen y edición, hasta su entrega de acuerdo con los requisitos establecidos.

En la definición y acciones de la política editorial participa el Consejo Editorial de la institución, se incluye el código de ética y conducta, la prevención del plagio, entre otras. También en los requisitos destacan las evidencias del proceso, salidas no conformes y la propiedad del cliente o proveedor externo; y de los documentos normativos se destacan las mismas normas ISO mencionadas anteriormente, el Manual de edición, la política de respaldos de información y de buenas prácticas de sites y de usuarios.

Así, la Universidad de Colima cumple con calidad la misión institucional de planear, realizar y promover la publicación de libros académicos, manuales, guías, reportes, cuadernos, catálogos, revistas o cualquier otro producto editorial que comunique el conocimiento científico y que sea de utilidad para el cumplimiento de los objetivos de docencia, investigación y extensión, porque los libros y las revistas son productos importantes para el desarrollo, ya que coadyuvan en la solución de problemáticas sociales, o en la toma de decisiones para atenderlas.  

Desde la Dirección General de Publicaciones se apuesta a la calidad y al uso de las tecnologías de comunicación para visibilizar a autores, pero también para llegar a más lectores y sumar conocimiento con pares académicos. Nunca se pierde de vista al estudiantado y a la sociedad como beneficiarios principales de estas acciones, la identidad institucional como base de la comunidad universitaria y la calidad y seguridad de la información en tanto acciones base para todo lo que se realiza.